Fondul de arhivă al Consiliului Județean Cluj pare să fi fost depășit demult, iar reprezentanții administrației județene sunt pregătiți să aloce peste 10.000 de euro din bani publici pentru externalizarea serviciilor de arhivare. Scopul acestui demers, și anume prelucrarea arhivistică a unor unități arhivistice păstrate în arhiva Consiliului Județean Cluj, relevă faptul că până în prezent fondul arhivistic al administrației județene pare să fi fost neglijat, iar asta întrucât abia acum a fost inițiată procedura de achiziție a unor servicii de arhivare externalizate prin care, într-un termen de cca 6 luni, adică până la finalul anului, fondul de arhivă al Consiliului Județean să fie pus la punct.
După cum se precizează în caietul de sarcini necesar inițierii unui asemenea tip de achiziții directe, ar fi vorba despre o serie de acte precum documente neconstituite pe probleme și termene de păstrare, pentru inventarierea dosarelor și documentelor identificate fără evidență, de selecție a actelor și dosarelor cu termene de păstrare expirate. În acest sens, concluzia firească este că fondul de arhivă de care dispune CJ Cluj a ajuns în prezent vraiște, fiind necesară procedura de externalizare a serviciilor de arhivare prin intermediul unui operator privat.
Iată de ce administrația județeană a lansat recent un anunț de achiziție directă pentru acest tip de servicii, contra unei sume de 56.000 lei fără TVA, adică peste 10.000 de euro din bugetul public.
„Prin raportare la prevederile Legii nr 16/1996 și ale instrucțiunilor amintite, județul Cluj, prin Consiliul Județean Cluj, are calitatea de deținător de arhivă, având în păstrare documente rezultate din activitatea proprie ori preluate de la alți creatori de arhivă, sens în care gestionează un fond arhivistic care este păstrat în depozitele de arhivă.
Urmare a activităților curente de cercetare a documentelor păstrate în depozitele de arhivă, a fost identificat un număr mare de dosare care au termenul de păstrare expirat și sunt lipsite de importanță/nu mai au valoare practică, juridică sau științifică, precum și dosare care conțin documente neconstituite pe probleme și termene de păstrare conform nomenclatoarelor sau sunt fără indicative sau au indicative greșite, dosare care trebuiesc (sic!) prelucrate arhivistic prin operațiuni de fondarea; de inventariere-întocmire a inventarelor și de selecționare, după caz.
În aceste condiții, Județul Cluj, prin Consiliul Județean Cluj, își propune realizarea unor operațiuni de prelucrare arhivistică a dosarelor păstrate în depozitele de arhivă de la sediul Consiliului Județean Cluj care conțin documente neconstituite pe probleme și termene de păstrare conform nomenclatoarelor; care nu au indicative/au indicative greșite; care sunt fără evidență; care au termenul de păstrare expirat și sunt lipsite de importanță/nu mai au valoare practică, juridică sau științifică”, se arată în caietul de sarcini aferent anunțului de achiziție a serviciilor de arhivare.
De fapt, demersul Consiliului Județean este unul perfect legal, în conformitate cu legea arhivelor. Problema este reprezentată chiar de întârzierea unui asemenea demers, în condițiile în care Consiliul Județean Cluj hotărăște să-și pună la punct arhiva abia către finalul anului 2020.
În plus, după cum notează reprezentanții administrației județene, aparatul de specialitate al CJ Cluj deține doar „atribuții specifice de gestionare a fondului arhivistic păstrat în depozitele de arhivă”.
Prin urmare, întrucât volumul de muncă, dar și logistic, este unul imens, CJ Cluj își externalizează aceste servicii.
Conform Legii arhivelor nr 16/1996 cu modificările ulterioare, instituțiile publice, dar și firmele private sunt obligate să-și mențină arhiva în stare bună de funcționare, iar criteriile sunt destul de precise, cu sancțiuni aferente.
Faptul că administrația județeană inițiază un asemenea demers atât de târziu, abia în 2020, ridică semne de întrebare în privința condițiilor de păstrare și stării de fapt în care se află depozitul de arhivă al intituției.
De altfel, cele două modalități de arhivare permise de lege prevăd arhivarea pe suport de hârtie ori în format electronic. Din nefericire, în caietul de sarcini nu este specificat nicăieri vreun detaliu în privința arhivării electronice a dosarelor și documentelor aflate în depozitul de arhivă al CJ Cluj.
Astfel, în cadrul acestei secțiuni însemnate, precum arhivarea documentelor, administrația județeană omite încă o dată digitalizarea.